회사에서 일을 하다 보면 의외로 문서스캔을 해야 하는 일들이 정말 많습니다.

그런데 회사 차원에서 문서고에 있는 수많은 서류들을 스캔해야 한다면 어떨까요?

사내 복합기로는 어림도 없겠죠. ㅎㅎ

특히나 문자인식 변환이 필요하다면 OCR업체를 섭외해야 합니다.

오늘은 일반 문서스캔과 OCR스캔의 방법과 절차에 대해서 소개해드리는 시간을 갖도록 하겠습니다!

1. 문서스캔이란?

서류를 jpg, jpeg, pdf등의 이미지 파일로 저장하는 방법입니다.

팩스나 사진촬영을 떠올리시면 쉽습니다.

상대적으로 가격이 저렴한 편이며 작업속도가 빠르다는 장점이 있습니다.

분실대비이나 증빙용으로 가지고 계신 경우에 사용하면 좋은 방식으로

기업체에서 가장 많이 사용하는 형식입니다.

흑백, 칼라, 양면은 물론 도면과 같은 특수 용지도 모두 가능합니다.

2. 문서스캔 절차

미팅 및 현장실사를 통해 작업 조건이 협의가 되면 문서스캔업체와 계약 체결 후

스캔 -> 이미지 보정 -> 인덱싱 -> 검수 단계를 거쳐 작업이 진행됩니다.

이미지 보정은 보기 좋게 편집하는 것을 말하며,

인덱싱은 필요한 자료를 쉽게 찾을 수 있도록 파일명을 작성하고 폴더 별로 목록화하는 과정입니다.

마지막 검수과정을 통해 부족한 부분이나 잘못된 부분이 있다면 최종 보정을 진행합니다.

3. OCR스캔이란?

Optical Character Recognition의 약자로 광학 문자 인식이라고도 부릅니다.

이미지를 텍스트로 변환 시켜주는 것이라고 생각하시면 좋습니다.

즉 jpg, pdf같은 이미지를 저장하는 것이 아니라 텍스트 형태로 저장하기 때문에

연계하여 서류를 편집하고 가공해야 할 때 사용하면 좋습니다.

재편집뿐만 아니라 데이터 활용이 필요할 때도 널리 사용됩니다.

예를 들면 보험에 가입한 고객이 종이서류에 정보를 작성했다면

그걸 일일이 타이핑할 필요 없이 ocr을 통해 편하게 텍스트로 변환시킬 수 있습니다.

4. OCR스캔 절차

스캔 -> 텍스트 보정 -> 인덱싱 -> 검수 단계를 거쳐 작업이 진행됩니다.

설명을 듣다 보면 느끼시겠지만 이미지가 100% 일치하게 텍스트로 변환되지는 않습니다. 

그렇기 때문에 서류와 변환된 텍스트를 확인하여 잘못된 부분을 수정해야 합니다.

상대적으로 시간과 비용이 많이 들겠죠^^

그래도 직접 하는 것보다 훨씬 더 경제적이고 효율적이라

서류 문자인식 변환이 필요한 많은 고객님들께서 이용해주고 계십니다.

일반 스캔 같은 경우에는 할 수 있는 곳이 많은 반면

OCR은 전문업체가 많지 않기 때문에 특히나 저희에게 문의 주시는 고객님들이 많습니다^^

5. 서류스캔업체 선정 팁

기업에서 가장 중요한 것을 뽑자면 아무래도 보안입니다.

저희는 서비스를 제공한 이후 분실이나 유출사고가 단 1건도 없습니다.

그 외에 몇 가지 확인하셔야 할 것들을 안내해드리겠습니다.

1. ISO-27001, 일명 정보보호경영시스템인증서가 있는지 체크해 주세요.

인증범위에 문서스캔(관리)에 대한 내용이 있는지 확인해주시면 더 좋습니다.

2. 개인정보유출배상책임보험과 영업배상책임보험이 있는지 확인해주세요.

혹시나 있을지 모를 사고발생 시 보상받기 위해서는 필수적으로 가입되어 있어야 합니다.

3. 회사의 규모를 확인해주세요.

안전성을 위해 최소 연 매출이 10억 이상인 곳을 선택하는 것이 좋습니다. 

지금까지 스캔 방법과 절차에 대해서 알려드렸는데요.

저희는 문서보관부터 인덱싱, 전자화, 이관, 파쇄 등 문서종합관리 서비스를 제공하고 있습니다.

특히나 스캔이 필요한 경우에는 이관과 파쇄, 보관을 함께 문의 주시는 경우가 많은데

여러 업체의 손을 거치는 것보다 한 업체를 이용하는 것이 더 효율적인고 안전합니다^^

저희 일사천리다큐먼트로 언제든지 문의 주시면 정성을 다해 서비스를 제공해드리겠습니다.